GVG Oliehandel is een gespecialiseerde oliehandel die via een dealernetwerk haar producten levert. Ze verkopen verschillende merken en producten voor diverse sectoren, zoals de groenbranche, oldtimers en de transportsector.

De aanleiding

GVG Oliehandel kreeg de afgelopen jaren steeds meer de behoefte om gestructureerd informatie over hun producten vast te leggen. Olie heeft veel technische toepassingen, dus was het van belang deze specificaties te kunnen registreren. Deze informatie konden ze niet voldoende kwijt in het artikelbestand in Exact Globe.

Daarnaast werd het ook belangrijker om gevareninformatie vast te kunnen leggen, zodat gevarensymbolen op de juiste etiketten kon worden afgedrukt.

Daarnaast kwam er een naamsverandering bij een productlijn van honderden producten.

Om proces van het genereren van de nieuwe etiketten met de nieuwe naam en de gevarensymbolen te versimpelen, wilde men een database maken waarin alle informatie rondom producten kon worden verzameld. De database moest wel een link hebben met Exact Globe en straks ook met de website.

De oplossing

We zijn begonnen met het bouwen van een artikeldatabase. Van daaruit zijn we allerlei andere processen gaan verbeteren en in Bloom gaan stoppen. Inmiddels werkt iedereen met Bloom. We hebben één centrale database gemaakt waarin GVG Oliehandel alle informatie rondom hun producten registreert.

Artikeldatabase

Uit Exact Globe wordt productinformatie gehaald en waar van belang verrijkt.

• De verrijkte informatie wordt automatisch met de websitedatabase gesynchroniseerd, zodat de productinformatie op de website altijd de laatste technische, en commerciële informatie bevat.
• De etiketten die in het warehouse worden geprint, worden door de marketingafdeling nu sneller opgemaakt, door gebruik te maken van Adobe InDesign in combinatie met een importbestand uit Bloom. Hierin staan alle teksten voor het etiket. Dit voorkomt foutieve invoer door het designteam bij het opmaken. Zij ontwerpen de achtergrond en alle technische teksten worden ingelezen voor alle producten met dezelfde achtergrond op het etiket.

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer deden ze eerst in Exact Globe, maar ze wilden gegevens registreren die ze niet in Exact kwijt konden. Bovendien wilden ze omzetrapportages genereren in hun eigen huisstijl.

Automatische orderaanmelding bij de transporteur

Met vele orders per dag die door een externe transporteur worden verzorgd, is het van belang dat deze tijdig worden aangemeld. De administratie van GVG heeft een lijst in Bloom die alle orders die een leverdatum van de volgende dag hebben. Als deze orders compleet zijn worden ze afgevinkt. Aan het eind van elke middag worden al deze afgevinkte orders verzameld in een door de transporteur vereist bestandje en naar de transporteur gestuurd.

GVG Oliehandel werd een slim bedrijf

Door de intensieve samenwerking met Hallo Morgen werd Maurice zelf steeds beter in het verbeteren van processen. Maurice leerde knelpunten op de werkvloer te signaleren en te vertalen naar verbeterpunten. Dit resulteerde erin dat hij nu helemaal zelf processen weet te verbeteren met behulp van Bloom.

Zo heeft hij zelf de volgende processen in Bloom gebouwd:

• Postregistratiesysteem
  Iedere dag komen er allerlei pakketjes binnen van verschillende medewerkers. Receptie registreert de pakketjes bij ontvangst, zodat de juiste persoon automatisch een mailtje krijgt wanneer het pakketje klaarligt bij de receptie.
• Budgettering en projectmanagement voor de marketingafdeling
  Alle marketingkosten worden gebudgetteerd op doelgroep, merk en project, zodat de marketingafdeling inzicht krijgt in waar het geld aan uitgegeven wordt.
  Daarnaast worden werkzaamheden geregistreerd in Bloom.

Door de intensieve samenwerking met Hallo Morgen en de inzet van Bloom als centrale database is GVG Oliehandel een slimme organisatie geworden die snel kan inspelen op hun behoeftes. Binnen de organisatie is een ware verbetermindset ontstaan. Knelpunten in processen worden snel gesignaleerd en dankzij het toegankelijke Bloom meteen gedigitaliseerd. Maurice: “Dankzij Hallo Morgen en Bloom is er nu een duidelijkere werkwijze, doordat er 1 systeem is waarin je alles kunt vinden.”